De nachtmerrie van de supervrijwilliger

Een casus uit de praktijk van kleine musea

Het is voor musea met veel vrijwilligers en weinig professionals een hele worsteling om voor speciale projecten de juiste specialisten binnen te kunnen halen. Laat je bijzondere taken uitvoeren door betaalde bureaus?  Neem je studenten van een vakopleiding in de hoop dat zij maatwerk kunnen leveren en in de veronderstelling dat je hen kan betalen met cadeaubonnen? Het blijft passen en meten. Veel is afhankelijk van sponsoren, of van overheden die aan het museum subsidie verlenen.

Een casus uit de praktijk. Gevormd uit diverse gesprekken met collega instellingen, die ongeveer het zelfde profiel hebben; twee tot vier fte betaalde krachten en ongeveer 50 vrijwilligers die allerhande taken uitvoeren zoals collectieregistratie, educatie, rondleidingen, balie etc.

Op een dag staat hij of zij voor de deur. De vrijwilliger van wie je gedroomd hebt. Net afgekeurd in het vak waarin hij gewerkt heeft, maar genoeg energie om het museum van dienst te kunnen zijn. Een professional, die het museum komt ondersteunen, de nieuwe vrijwilliger die nu eens niet voor de algemene klussen beschikbaar is, maar eentje die net dat tandje meer kan bijzetten en op het niveau van een professional kan werken, zij het in eigen tempo èn niet te vergeten als vrijwilliger. Omdat het speciaal werk is, spreek je uiteraard wel een passende vergoeding af.

Bij de eerste twee tentoonstellingen waarin hij een cruciale rol heeft gespeeld, verloopt alles op rolletjes. De vrijwilliger krijgt er zin in. Immers hij kan excelleren in het vak waarin hij altijd gewerkt heeft. De eisen die hij stelt aan de kleine organisatie waarin hij nu werkzaam is worden hoger, maar het niveau waarop hij werkt ook.
Je merkt dat hij vergelijkingen trekt met het bedrijfsleven waarin hij tot voor kort werkzaam was.
Op die manier begint hij ook de andere vrijwilligers aan te spreken. Ze moeten anders gaan werken, sneller, meer en langer. De andere vrijwilligers kunnen zijn tempo niet bijbenen en haken af. Sommige staan ineens aan je bureau en vragen zich oprecht af of er een nieuwe directeur is gekomen. De eisen die aan hen worden gesteld worden hoger en hoger en zij dreigen uit de museumboot te vallen en kondigen aan dat zij een andere opvatting hadden over het werk dat zij verrichten. Op deze manier hebben zij er in ieder geval geen zin in. Voorheen verliep alles prima toch?

Je probeert met man en macht bij te sturen, er zelf bij te zijn, een buffer te vormen tussen de supervrijwilliger die maar doorgaat en de vrijwilligers die altijd goed werk hebben geleverd, maar niet staan te wachten op die nieuwe die wel heel hoge eisen stelt. Je sust de ergernissen. Praat het links goed naar de een en rechts naar de anderen.

Als de supervrijwilliger uiteindelijk begint te denken dat niet jij maar hij de manier van werken bepaalt, besef je dat het uit de hand is gelopen. Je hebt niet tijdig kunnen ingrijpen, bent erin getrapt. Je laten verblinden door het feit dat je dacht dat er werk uit handen werd genomen, dat je dacht dat dit professioneel verliep en ondertussen lopen de trouwe vrijwilligers van het museum weg. Je denkt dag en nacht aan oplossingen en bent de wanhoop nabij. Uiteindelijk kies je voor de schare trouwe vrijwilligers die al meer dan twintig jaar in het museum werkzaam zijn en neem je afscheid van de supervrijwilliger.

Het is en blijft een precair evenwicht; wat kun en mag je vragen van een vrijwilliger? Wat is nu uiteindelijk het verschil tussen de betaalde kracht en de vrijwilliger? In hoeverre is de vrijwilliger aan te spreken op zijn manier van werken als dat anderen schaadt, met daarbij het risico dat de werksituatie onhoudbaar dreigt te worden.

Win-win? Denk goed na over de inzet van vrijwilligers. Bepaal zeer strikt de bandbreedte waarop zij opereren.

Alexandra van Steen, redacteur