De nieuwe wereld van de vrijwilliger

Zoals bij veel musea had je bij Paleis Het loo tot voor kort twee duidelijke bloedgroepen: betaalde krachten en vrijwilligers. Else de Boer vond dit ongewenst, omdat het zorgde voor onnodige problemen. Ze werkte hard aan een geïntegreerde organisatie van betaalde én onbetaalde krachten. Een gesprek over bewust kiezen voor werken met vrijwilligers en over de consequenties.

Er is bijna geen museum dat zonder vrijwilligers nog goed kan functioneren. Toch vinden veel museummensen het werken met vrijwilligers lastig.

‘Het is ook lastig als je de taken die door vrijwilligers worden verricht niet duidelijk hebt benoemd. Het begint bij een hele heldere scheiding van taken, wat wel en niet door vrijwilligers kan worden gedaan. Dat moet klip en klaar helder zijn. Hierdoor kom je niet in die grijze schemerzone terecht, waarin sommige zaken op een gegeven moment gewoonterecht zijn geworden.’

Kun je een voorbeeld geven?

‘Je hoort vaak dat vrijwilligers heel welwillend zijn, maar daardoor trekken ze steeds meer taken naar zich toe. Ze maken hun eigen werkelijkheid. Een voorbeeld dat ik heb gehoord gaat over figuranten in openluchtmusea, die dan dingetjes van thuis gingen meenemen, want dat paste zo goed bij hun rol. Maar dat is niet wat je wilt, dus moet je dat heel duidelijk vooraf benoemen: dit doen we wel en dit doen we niet!’

Geldt dat voor alle onbetaalde functies?

‘Ja, want anders zijn betaalde krachten bang dat vrijwilligers op termijn hun baan gaan overnemen. Dat kan niet, dus moet je ook bij de Ondernemingsraad heel duidelijk aangeven wat vrijwilligers wel of niet gaan doen. Ook voor nieuwe vrijwilligers moet je vooraf heel helder zijn over hoe je wilt werken. Als je dat niet doet, dan kan het zijn dat vrijwilligers zelf aannames gaan doen, voldoet het werk ineens niet aan de verwachtingen en ontstaan er spanningen.’

Je werkt nu drie jaar als hoofd Vrijwilligers bij Paleis Het Loo. Daarvoor heb je bij Ecodrome in Zwolle en bij Aviodrome in Lelystad gewerkt, waar het coördineren van vrijwilligers een van je taken was. Wat is er in de afgelopen tien jaar veranderd?

‘Voor mij is er niet zoveel veranderd. Bij Ecodrome werkten we al met goede afspraken over betaalde en onbetaalde krachten. Het was voor mij verrassend te merken dat er instellingen zijn waar nog niet op die manier werd samengewerkt. Toen ik bij Paleis Het Loo kwam trof ik twee duidelijke bloedgroepen aan. Ook in sommige andere musea is dat nog zo.’

Houden musea vrijwilligers graag apart van de rest van de organisatie om problemen te voorkomen?

‘Klopt. Op het eerste gezicht lijkt dit misschien de meest eenvoudige oplossing, maar uiteindelijk kun je niet goed werken met twee verschillende organisaties in je museum.’

Museum Het Mauritshuis in Den Haag wil om die reden juist af van haar vrijwilligers en kiest voor een volledig betaalde staf.

‘Die keuze vind ik jammer, want je laat een hele groep potentiële ambassadeurs liggen, die zich met hart en ziel wil inzetten. Je moet er alleen wel voor zorgen dat ze het doen op de manier zoals jij wilt dat zij dit doen. Wij hebben als Paleis Het Loo juist bewust gekozen om te werken met vrijwilligers.’

Is dat niet alleen een commerciële maar ook een maatschappelijke keuze?

‘Ja, zo voelen we het wel. Vrijwilligers brengen een andere dynamiek in een organisatie. Die brengen iets mee dat je met betaalde krachten niet hebt. Dat kun je lastig vinden, maar het is ook heel mooi. De immense betrokkenheid, de kennis en ervaring die gewoon kosteloos wordt ingebracht. Het meedenken vanuit andere invalshoeken.

Ik vind het jammer dat men in de museumwereld soms negatief kijkt naar werken met vrijwilligers. Het kan juist veel brengen, als je het op een goede manier inricht. Zorg voor een betaalde coördinator die de belangen van de vrijwilligers behartigt en die hen aandacht kan geven, die zorgt dat ze aangehaakt blijven. Je moet echt investeren, maar je krijgt er veel voor terug.Ik durf te stellen dat, als we geen vrijwilligers zouden hebben, de bezoekerservaring niet zo compleet zou zijn.’

Wat vraag je van je vrijwilligers?

‘We vragen een inzetbaarheid van één dagdeel per week en een keer per maand een dagdeel in het weekend. Dat is de ondergrens. Minder werken is onwenselijk omdat je als vrijwilliger ook goed bij de organisatie betrokken moet blijven. Vrijwillig is niet vrijblijvend. We hebben gelukkig een wachtlijst van mensen die hier willen werken. We ontvingen zelfs een aanvraag van een vrijwilliger uit Amerika. Hij wil in de tuin komen werken.’

Draaien de vrijwilligers ook gewoon mee in de beoordelingscyclus zoals je die voor betaalde krachten hebt?

‘Nog niet helemaal, maar dat is wel onze ambitie. We gaan om het jaar een functioneringsgesprek met onze vrijwilligers houden. Dan kijken we naar het profiel en dat maken we gewoon bespreekbaar: ”Pas jij nog in het profiel?” Het gaat dan ook vaak om heel basale maar belangrijke dingen, zoals de fysieke gezondheid.’

‘In de toekomst gaan we wellicht naar één beoordelingsstructuur. Ik ben het eens met de gedachte dat vrijwilligers onbetaalde krachten zijn. In de basis is er geen verschil met betaalde krachten en dus ze moeten dus zoveel mogelijk op dezelfde manier behandeld en beoordeeld worden. Maar we moeten wel bedenken dat je een vrijwilliger nooit de verantwoordelijkheden kunt geven die je wel aan een betaalde kracht geeft, zoals bijvoorbeeld budgetverantwoordelijkheid. Ook leidinggevende rollen vind ik tricky, daarvoor is vier uur in de week niet genoeg. Om leiding te kunnen geven moet iemand vaker aanwezig zijn.’

‘We hebben nu nog vrijwilligers in coördinerende rollen. Ik vind het logischer om dit bij de reguliere afdelingen onder te brengen. Een mooi voorbeeld daarvan is onze Von Wied-club. Deze vrijwilligers ondersteunen de betaalde collega’s van de Tuindienst en worden door het hoofd daarvan aangestuurd. De communicatie loopt vanuit de afdeling via de vrijwillige coördinator naar de overige vrijwilligers. Dat werkt heel goed. Ik houd natuurlijk wel contact, maar mijn operationele of aansturende rol is beperkt.’

Toch zie je continu de impuls bij musea om de vrijwilligers apart te zetten. Zo van: ‘Gaan jullie maar dat perkje daar achterin schoffelen.’

‘Klopt, maar dat doen wij niet, want dan blijven het aparte bloedgroepen. Daarmee bevorder je het wij-en-zij-denken. Een mooi voorbeeld zijn de bijeenkomsten voor het personeel. We hadden hier geen ruimte om personeel en vrijwilligers gezamenlijk te ontvangen. Het resultaat was dat we één bijeenkomst voor het personeel en één voor vrijwilligers hielden. Dat willen we graag anders doen: informatiebijeenkomsten voor personeel én vrijwilligers samen organiseren.’

‘We hebben een personeelsvereniging die activiteiten organiseert en mijn afdeling organiseert activiteiten voor vrijwilligers. Ook hier zie ik nu de wens om meer samen te gaan doen. Ja, laten we dat alsjeblieft doen, want we zijn samen Paleis Het Loo. We zijn geen twee bedrijven. Ik heb goede hoop dat we in 2021 die geïntegreerde club hebben bereikt.’

Het klinkt heel logisch.

‘Ja, maar om het voor elkaar te krijgen is het heel lastig.’

Wat zijn de beren op de weg?

‘Gewoonterecht is een belangrijke. Als je de organisatie wilt veranderen, moet je wel iedereen meekrijgen. Je hebt draagvlak nodig en het kost veel tijd om dat te bereiken. Als je iets helemaal nieuw kunt opzetten is dat meestal makkelijker dan wanneer je een hele organisatie wilt veranderen.’

‘Je hebt ook iemand nodig die constant de koers bewaakt, die de stip op de horizon in het oog houdt. Die er elke keer op wijst: ”Jongens dit klopt niet met onze visie. Het moet anders.”’

Gaat jouw generatie nog vrijwilligerswerk doen?

‘Ik denk het wel, maar het wordt wel anders. De traditionele insteek was dat je na je 65ste vrijwilligerswerk ging doen tot je 75ste. Ik denk dat het wat projectmatiger gaat worden en wat minder structureel. …..

(Dit is een voorproefje. Lees het hele interview en de tips van Else de Boer in Museumpeil 50)

Else de Boer is hoofd Vrijwilligers bij Paleis Het Loo. Daarnaast is ze ook oprichter en mede-eigenaar van Zwartwaterland Personeelsdiensten. Ze is afgestudeerd in vrijetijdskunde.

interview: Franklin van der Pols