De risico’s van ICT in een klein museum

Het Industrieel Smalspoor Museum werd opgericht in 1984 en beslaat maar liefst 6 hectare, met daarop twee rijksmonumenten. Het museum ontving 8000 bezoekers in 2019 en is volledig afhankelijk van vrijwilligers, zowel voor het dagelijks functioneren als bestuurlijk. In Museumpeil 56 een interview met Bestuurssecretaris Rudy Hanenbergh.

Wat is het grootste gevaar?

Dat is er vooral één: het museum is afhankelijk van één vrijwilliger die een achtergrond heeft als programmeur. Zoals wel vaker gebeurt bij musea, is hij er per toeval terechtgekomen, via het netwerk van het museum. Hij ontwikkelde onder andere een digitale omgeving voor de vrijwilligers en is momenteel bezig met de ontwikkeling van een nieuw collectiebeheersysteem speciaal voor het museum. Voor veel musea ligt de mogelijkheid om de benodigde ICT-middelen aan te schaffen of software te laten ontwikkelen buiten hun bereik, maar dankzij hun vrijwilliger kan het Industrieel Smalspoor Museum grote stappen maken.

Groot gat

Het museum is zich goed bewust van het risico, aldus bestuurssecretaris Hanenbergh. De vrijwilliger in kwestie is de enige binnen de organisatie die de kennis en kunde heeft om met de digitale infrastructuur om te gaan. Als hij wegvalt ontstaat er een gat binnen de organisatie en komen de digitale ontwikkelingen stil te liggen. Om in dat geval grote schade te voorkomen hebben ze wel een aantal preventieve maatregelen genomen. Zo ligt de hosting van de website bij een extern bedrijf, waardoor de website niet plotseling zal verdwijnen, en worden er altijd back-ups gemaakt van alle bestanden. Bovendien wordt de publiekswebsite van het museum bij dezelfde partij gehost als de medewerkerswebsite. De technisch beheerder van de publiekswebsite is bekend met de medewerkerswebsite en kan zodoende de eerste nood opvangen.

Daarnaast is al het programmeerwerk verricht in een gangbare programmeertaal met veel aanwijzingen en commentaar, zodat een andere programmeur het zou kunnen begrijpen en oppakken. Op die manier voorkomt het museum de ergste scenario’sen kunnen taken zoals de collectieregistratie door blijven gaan.

Ondanks het risico is dit momenteel het meest gunstige scenario voor het Industrieel Smalspoor Museum. Een betaalde kracht inhuren om de ICT-zaken te regelen is niet mogelijk en is ook geen prioriteit. Als ze de mogelijkheid zouden krijgen om iemand in dienst te nemen, zouden ze in de eerste plaats kiezen voor een manager voor de dagelijkse gang van zaken, aldus Hanenbergh.

Netwerk en deskundigheidsbevordering

Musea die hun ICT-processen en de omgang ermee willen verbeteren hebben meerdere opties, waaronder de inhuur van betaalde krachten, de werving van gespecialiseerde vrijwilligers of deskundigheidsbevordering van de huidige vrijwilligers. Maar de opties zijn niet voor alle musea even toegankelijk. Zo is de verbetering van de ICT in de meeste gevallen geen project met een einddatum, maar een systeem dat voortdurend moet worden onderhouden. Dit resulteert in blijvende kosten, waar binnen de organisatie genoeg financiële ruimte voor moet zijn. Het werven van vrijwilligers voor ICT-specifieke taken is ook niet altijd makkelijk, omdat de meeste vrijwilligers op hogere leeftijd zijn en er minder ervaring mee hebben opgedaan. Hoewel tegenwoordig de ICT’ers van het eerste uur ook met pensioen gaan. Dat biedt juist weer kansen.

Daarnaast is het ook mogelijk om huidige vrijwilligers intern op te leiden, bijvoorbeeld in basiscomputervaardigheden of de digitale registratie van de collectie. Voor Nederlandse musea die (grotendeels) bestaan uit vrijwilligers is er vanuit het Fonds voor Cultuurparticipatie een subsidieregeling voor dit soort deskundigheidsbevordering. Op die manier kunnen ook kleinere musea hun vrijwilligers ontwikkelingsmogelijkheden bieden.

Voor het Industrieel Smalspoor Museum is het uiteindelijk hun netwerk geweest waar ze de oplossing hebben gevonden, in de persoon van een vrijwilliger. Met name voor musea die afhankelijk zijn van vrijwilligers, kan het dus waardevol zijn actieve stappen te ondernemen om hun netwerk te vergroten. En aan hun ICT te werken.ICT

interview: Hilde van den Berg