Het uitbesteden van depotfuncties

Museumpeil 45

De praktijk van outsourcen door Museum van Hedendaagse Kunst in Antwerpen (M HKA)

Tegenwoordig zijn er op de markt meer en meer dienstverleners, gespecialiseerd in specifieke museale functies en is outsourcing ook in de museumwereld van toepassing. In een conjunctuur van bezuinigingen wordt ook van musea verwacht de beschikbare middelen slimmer in te zetten. Maar helpt het outsourcen van deelfuncties het museum werkelijk om zijn beperkte middelen meer efficiënt te besteden?

Inhaalbeweging behoud en beheer

Een efficiënte en effectieve museale werking is niet mogelijk zonder aandacht voor het behoud en het beheer van de collectie. Deze minder spectaculaire activiteiten worden uitgevoerd door naamloze medewerkers in depots en kantoren, en zijn even belangrijk als wat zich voor de ogen van het publiek afspeelt.

Historisch gezien werden deze functies in het M HKA stiefmoederlijk behandeld. Sinds 2005 is echter een consequente inhaalbeweging ingezet. Die ene collectiemedewerker van toen is nu een half volwassen afdeling geworden, die onder de roepnaam ‘ABCD’ archieven, bibliotheken, collecties en documentatie verenigt.

In zijn beleidsplan 2012-2016 vroeg het museum aan de Vlaamse Gemeenschap, zijn voogdijoverheid – naast een substantieel aankoopbudget als eerste prioriteit – enkele nauwgezet geargumenteerde capaciteitsverhogingen die grotendeels collectiebehoud en -beheer betroffen. Hoewel deze verzoeken niet werden gehonoreerd, ontwikkelde het museum een helder plan met verbeteringstrajecten in de verschillende schakels van de behoud- en beheerketen.

Preventieve conservering door aangepaste bewaaromstandigheden is daar uiteraard een onderdeel van. Het volume van de collectie (ca.3000m²) overstijgt echter de opslagcapaciteit van de interne depots (ca. 1300m²). Deze situatie noopte het M HKA om een deel van de collectie onder te brengen in een externe depotruimte, en dus een deel van de depotwerking te outsourcen. Tegelijk besliste het Vlaams beleid om alvast één advies uit het rapport van de Vlaamse bouwmeester omtrent een toekomstige museale infrastructuur niet te volgen, namelijk om dit te complementeren met een volwaardig open depot. Wat kunnen we uit deze situatie leren?

Intern: structureel plaatsgebrek

Het museum kampt in huis met een structureel plaatsgebrek. Ook is onze collectie hedendaagse kunst samengesteld uit zeer heterogene en diverse materialen, waardoor het niet mogelijk is kunstwerken en objecten per materiaalsoort in gecompartimenteerde depots met aangepaste klimaatvoorzieningen te bewaren. Het museum heeft twee geklimatiseerde interne depots waarmee het een aantal noden rudimentair kan lenigen. Daarnaast werden tot 2006 ook kunstwerken opgeslagen in ruimtes die daarvoor geheel niet geschikt waren, waaronder technische ruimtes, de ruimtes voorzien voor laden en lossen, en in containers in de haven. Deze toestand is inmiddels ongedaan gemaakt door het huren van externe opslag. Dat maakte een reorganisatie van de interne depots mogelijk, met een standplaatsregistratie en een stapelen op verstelbare palletrekken. Het kelderdepot is nu deels ingericht als schilderijendepot, voor fotografische werken en werken op papier. Het fungeert verder voor kleinere objecten. Het depot op de eerste verdieping is een depot voor driedimensionale objecten, grotere tweedimensionale kunstwerken met een kist, en zeer grote schilderijen. Daarnaast worden hier ook delicate materialen bewaard die omwille van strikte klimaatvereisten minder geschikt zijn voor externe opslag: fotomateriaal, documenten en archieven, videobanden en kunstwerken op digitale dragers. De twee interne depots zijn dus in feite een basisinstrumentarium waarmee een aantal prioritaire noden zo goed mogelijk worden gelenigd.

Extern: betere afwegingen

Voor het bewaren van grote objecten en volumes die niet in de eigen interne depots kunnen worden opgeslagen, heeft M HKA reeds een heel parcours afgelegd met betrekking tot opslag van collectiewerken in externe opslagruimte. Geleidelijk werd daarbij een steeds verfijnder kader van afwegingen ontwikkeld. Omvang (zowel met betrekking tot formaat als kwantiteit van objecten), fragiliteit qua materiaalsoort en frequentie van inzet zijn daarbij belangrijke criteria.

In de jaren 1990 kreeg het museum gratis containers in de haven ter beschikking als sponsoring. Maar enkele jaren nadien kampten de interne depots opnieuw met plaatsgebrek. Er werd bijkomende opslagruimte gehuurd bij een verhuisbedrijf, waarin enkel in bulk kon worden gestockeerd en geen standplaatsbeheer werd gevoerd. Maar als snel bleek dit ook te klein, zeker toen kunstenaar Panamarenko bij zijn vertrek uit Antwerpen de inboedel van zijn woonhuis-atelier aan het museum schonk. Onmiddellijk werd begonnen met de renovatie van dit kunstenaarshuis, wat betekende: ontmanteling, inventariseren en fotograferen van de inboedel en bijgevolg een plotse verhoging van het aantal te stockeren objecten. Bovendien beëindigde het havenbedrijf zijn sponsordeal. M HKA was zo genoodzaakt dringend uit te kijken naar een andere externe depotruimte. Die werd gevonden in een industrieel magazijn, weliswaar geen geklimatiseerde omgeving maar voldoende geschikt voor de materiaalsoort van de opgeslagen objecten. Een verbetering zelfs ten opzichte van de vroegere havencontainers. Er werd een zuivere huurovereenkomst afgesloten voor het gebruik van een deel van hun magazijn dat ter beschikking was. Het depot was toegankelijk voor de staf en het technisch personeel van het museum. De plaats was wel niet afgesloten van opslagruimten voor andere klanten, waardoor in theorie ook derden toegang hadden. De opslag van de objecten zelf gebeurde deels in bulk en ook op palletrekken, wat aanvankelijk standplaatsregistratie mogelijk maakte. Dat deze standplaatsregistratie niet werd volgehouden, lag aan een capaciteitstekort op vlak van personeel, gekoppeld aan de hoge frequentie van collectiemobiliteit, en diffuse procedures. Uiteindelijk bleek dergelijke industriële opslag toch niet optimaal, door problemen met opstijgend grondwater, gebrekkige veiligheids- en klimaatvoorzieningen, handling en logistieke opvolging. Positief was dat er ondertussen een grote stap vooruit was gezet inzake ontlasting en inrichting interne depots en inzake vaste standplaatsregistratie en stapelen van in kisten bewaarde kunstwerken op de daarvoor voorziene verstelbare palletrekken.

Slechts één marktpartij voor opslag

Toen het bedrijf de magazijnen in het voorjaar 2010 van de hand deed, startte het museum een marktonderzoek naar alternatieven. Er werd beslist om niet alleen voor de opslag deels buitenshuis te gaan, maar ook om een gedeelte van het depotbeheer uit te besteden. Bijgevolg werden offertes gevraagd voor de huur van magazijnruimte met daarbij de beperkte dienstverlening van handling van kunstwerken vanaf de laad- en loskade tot de standplaats alsook standplaatsregistratie en het beheer ervan.

Het logistieke bedrijf Katoen Natie bleek in 2010 de enige marktspeler die op een aanvaardbare manier kon beantwoorden aan de urgente noden van het M HKA. Omdat de Vlaamse overheid geen prioriteit kan maken van behoorlijke depots voor haar eigen instelling, bood het outsourcen van een gedeelte van de opslag en het depotbeheer aan een bedrijf uit de privésector een duidelijke meerwaarde voor het museum. Dit bedrijf ontwikkelde een depotwerking voor kunstwerken en voegde deze toe als niche aan zijn marktaanbod. In aanvang was deze samenwerking  een proefproject waarmee ervaring kon worden opgedaan en het bedrijf zijn infrastructuur en werking ter zake verder kon uitbreiden.

Huur en logistieke dienstverlening

Momenteel huurt het museum ca. 1500 m² depotruimte voor zijn grote en volumineuze objecten die voldoende hebben aan een enigszins geïsoleerde, gesloten constructie met minimale klimatologische schommelingen. In de speciaal daarvoor voorziene opslagplaats worden op palletrekken kunstwerken, die verpakt zijn in kisten, gestapeld. Er zijn ook kunstwerken die in bulk op palletten of op flex-rekken zijn gestapeld. Ook een deel van het administratieve archief van het museum wordt daar bewaard, opnieuw om de eigen, beperkte museuminfrastructuur te kunnen optimaliseren. Daarnaast huren wij voor een klein aantal fragiele kunstwerken, zoals schilderijen en fotografische werken, bij Katoen Natie ook een afgesloten depotruimte die volledig geklimatiseerd is volgens de regels van de kunst. Beide depots waarin de kunstwerken zijn opgeslagen worden gedeeld met andere klanten. Men verzorgt eveneens de standplaatsregistratie van de kunstwerken die zij ‘in stock’ hebben en de manipulatie van de kunstwerken vanaf de transitzone tot opslagruimte. Gezien er regelmatig collectiewissels zijn in de presentatieruimtes van het museum zelf en omdat er ook frequent bruiklenen naar andere musea vertrekken, heeft het museum er een relatief bewegelijke ‘stock’. De overeenkomst tussen M HKA en Katoen Natie overstijgt dus een loutere huur voor het bewaren van kunstenwerken, maar omvat ook logistieke dienstverlening.

Geen directe toegang tot depot

Het outsourcen aan Katoen Natie van de opslag en een gedeelte van de depotwerking leverde enkele directe voordelen op. Niet alleen bood het bedrijf een  snelle en haalbare oplossing voor een urgent probleem, ook de condities met betrekking tot de bewaaromstandigheden waren opnieuw een stap vooruit tegenover de situatie voordien. Dankzij de expertises van Katoen Natie in stockbeheer en logistieke ondersteuning, en de technische instrumenten die zij daarvoor reeds ontwikkelden, is standplaatsregistratie voor hen een vanzelfsprekendheid. Het museum kan op die basis nu het standplaatsbeheer beter opvolgen. In tegenstelling tot vroeger hebben de staf en de technici van het museum geen directe toegang meer tot de opgeslagen kunstwerken. Alle manipulaties en handelingen in het depot worden uitgevoerd door professionele magazijniers, met de nodige brevetten en vaardigheden om heftrucks en andere machines te bedienen.

Procedures geformaliseerd en harde kosten zichtbaar

Er is voor ons museum niet alleen directe kwaliteitswinst gegenereerd. Een belangrijk indirect gevolg van dit outsourcen van een gedeelte van de depotwerking was ook een verdere professionalisering – procedures worden noodgedwongen meer geformaliseerd – en een efficiëntiewinst met betrekking tot interne planning, zoals art handling, transporten en registratie. Omdat elke beweging nu een harde kost met zich mee brengt, worden transporten bijvoorbeeld zoveel mogelijk gegroepeerd. Door procedures te formaliseren en ze vervolgens toe te wijzen aan specifieke medewerkers, stijgt ook de taakspecialisatie binnen het museum. En is er meer transversaal overleg waardoor de werking in zijn geheel kwalitatiever wordt.

Het uitbesteden van handling en standplaatsregistratie voor het deel van de collectie waarvoor dat makkelijker kon, heeft dus kwaliteitswinst tot gevolg gehad op het vlak van het behoud en beheer van de gehele collectie. Ook de bewaaromstandigheden van de interne depots konden hierdoor immers geoptimaliseerd worden. Outsourcing bracht geen bezuiniging met zich mee: de beleidskeuze om meer in te zetten op deze specifieke museumfunctie werd ook financieel vertaald in een aanzienlijke stijging van het werkingsbudget van de afdeling Collectie.

Nog een ander voorbeeld: de harde kosten die het outsourcen van het depotbeheer met zich meebrengen worden zichtbaar, waardoor het museum in zijn bruikleenbeleid een kader kan ontwikkelen waar impliciete kosten (door de eigen dienst uitgevoerd) en expliciteerbare kosten voor basisaspecten van behoud en beheer in beeld worden gebracht om bij bruiklenen een correcte loan fee te vragen, en deze ook in beeld te brengen voor de vele gevallen waar de overheid ‘gratis’ of ‘goedkope dienstverlening’ verwacht van haar instelling.

Drempels

De inzet om een bepaald volume van de collectie extern te bewaren en een deel van de daar bij horende werking uit te besteden, was een pragmatisch gevolg van een professionaliseringsinzet, gekoppeld aan een capaciteitsproblematiek op vlak van infrastructuur en personeel. Het parcours van het afgelopen decennium is vooral ook een groeiproces geweest. Aanvankelijk was er intern tegenkanting om het logistieke beheer van de extern opgeslagen kunstwerken van de collectie te outsourcen. Dit werd gezien als het uit handen geven van een museale basisfunctie aan non-experten op vlak van behoud en beheer. Intussen is dit een breed aanvaarde praktijk. En ook voor restauratie is dit nu een gestandaardiseerde aanpak.

Nadelen

Er zijn ook feitelijke nadelen die blijven gelden: de afstand tussen museum en depot is te groot, wat de werking meer omslachtig en tijdrovend maakt. De planning verzwaart waardoor de totale werkdruk voor de medewerkers evenredig stijgt. Het museum kan minder hands-on reageren op veranderlijke situaties die specifiek bij hedendaagse kunstmusea schering en inslag zijn; het depot is maar toegankelijk na voorafgaandelijke afspraak en slechts met beperkte openingsuren (anders gaat ook, maar daar hangt een hoger prijskaartje aan).

Toch evalueert M HKA de outsourcing voor dit deel van de collectie principieel zeer positief. Zeker in de gegeven omstandigheden wegen de praktische nadelen niet op tegenover de voordelen. Toch blijven nog een aantal belangrijke knelpunten bestaan: deze outsourcing valt duurder uit dan aanvankelijk begroot en het is een jaarlijks stijgende kost; en de conditiecontrole van kunstwerken bij weggaan of terugkomen blijft problematisch vanwege de afstand tussen depot en museum.

Kortom, de uitdaging om een professionaliseringstraject rond collectiebehoud en -beheer op te zetten vanuit een precaire, soms zelfs dramatische uitgangssituatie, werd mee beheersbaar gemaakt door een gedeeltelijke outsourcing. Daarbij is een afwegingspraktijk ontwikkeld: soms levert outsourcing duidelijk capaciteitswinst op, soms is dat niet het geval. Dat moet verder geoptimaliseerd worden, waarbij verder moet gedacht worden in een mind set van publiek-private samenwerking (PPS).

Auteur: Jan De Vree, verantwoordelijke informatiebeheer Museum van Hedendaagse Kunst Antwerpen (M HKA)

Foto: Kunstopslag Katoen Natie (foto: Katoen Natie)