Erfgoedinzicht: een interprovinciaal (digitaal) netwerk

Erfgoedinzicht is een interprovinciaal netwerk van meer dan 300 erfgoedinstellingen (musea, archieven, kerkbesturen,…) dat het in kaart brengen van, de zorg voor en de bekendmaking van het cultureel erfgoed in Oost- en West-Vlaanderen realiseert. De provinciebesturen van Oost- en West-Vlaanderen trekken dit netwerk.

Gemeenschappelijk ontsluiten

Musea, kerken, overheidsgebouwen… ze bevatten niet alleen collecties schone en toegepaste kunsten, maar herbergen verder archeologische vondsten, agrarisch, ambachtelijk, industrieel en volkskundig erfgoed, oorlogsrelicten en andere getuigenissen van ons rijk politiek, religieus en persoonlijk verleden. Heel wat van deze collecties bleven onbekend voor het grote publiek, vaak omdat ze een verborgen bestaan leidden in de reserves en opslagruimten. Doodjammer, zeker omdat dit erfgoed wordt beheerd door publiek gefinancierde instellingen en omdat het onveranderlijk deel uitmaakt van ons collectief geheugen.

Erfgoedinzicht wil hierin verandering brengen. Sinds 2013 is www.erfgoedinzicht.be in gebruik, een website die het brede publiek toegang geeft tot de vele – momenteel reeds meer dan 178.000 – museumstukken en verborgen schatten die de Provincies Oost- en West-Vlaanderen rijk zijn. Daarvoor wordt geput uit tal van belangrijke verzamelingen in West- en Oost-Vlaanderen. Dagelijks worden de databank en website aangevuld met nieuwe gegevens.

Het wordt de bezoeker zo makkelijk mogelijk gemaakt: een razendsnelle zoeklaag gekoppeld aan een centrale erfgoeddatabank maakt alle foto’s en beschrijvingen vindbaar. Veel aandacht ging naar het ontwerpen van een aantrekkelijke opmaak en het thematisch groeperen van verwante objecten. Samen met het aankondigen van erfgoedevenementen – die gericht gefilterd worden uit de UiT-databank van CultuurNet – mikt Erfgoedinzicht op een ruim publiek van meerwaardezoekers, jongeren, onderzoekers en leerkrachten, en ook toeristen. Het erfgoed op de digitale kaart plaatsen, stimuleert het reële bezoek. Boeiende informatie roept nieuwe vragen op, samen met de zin om de ontdekkingstocht verder te zetten.

Erfgoedinzicht.be laat de bezoeker via de reactiefunctionaliteit informatie toevoegen aan de beschrijvingen die gepubliceerd zijn. Deze komen zowel bij de medewerkers van Erfgoedinzicht als de beheerders van het betrokken collectiestuk terecht. Via deze vorm van crowdsourcing kunnen erfgoedbeheerders kennis over hun collectie aanboren die misschien enkel buiten de instelling te vinden is.

Veel collecties raakten in het verleden opgesplitst en verspreid. Dankzij Erfgoedinzicht kunnen zij eindelijk weer samengebracht worden en wel op een manier die in de fysieke wereld nauwelijks haalbaar is. Zo ontdekt men verbanden en relaties die vergeten of nog onbestaand waren. Objectencollecties kunnen ook als geheel worden beschreven en gepresenteerd op de website.  Gegevens uit de centrale erfgoeddatabank kunnen ook doorstromen naar andere digitale publiekskanalen, zoals websites van partners (steden en gemeenten, musea…) en thematische platformen. Dit betekent een enorme impuls voor de registratie van onze erfgoedcollecties. De resultaten van het voortdurende registratiewerk achter de schermen worden daarmee duidelijk voor het voetlicht gebracht en staan meteen in dienst van publiek, beleidsmakers, onderzoekers en leerkrachten, tentoonstellingsbouwers, auteurs en publieksmedewerkers van de organisaties zelf. Die laatsten kunnen als het ware shoppen in de eigen collectie voor het realiseren van allerlei informatieproducten, zoals educatieve pakketten, apps enzovoort.

Gemeenschappelijk beheren

Registratie is nooit een doel op zich. Het is een onmisbare schakel in en vormt zelfs de start van elk verantwoord collectiebeheer. Erfgoedinzicht maakt informatie over erfgoedcollecties in beide provincies overzichtelijk en bruikbaar voor een dynamisch collectiebeleid, inclusief collectieplanning, waardering en selectie. Dit is één van de uitdagingen waarmee collectiebeheerders steeds vaker geconfronteerd worden. Het gemeenschappelijk beheer van collecties heeft dus ook veel voordelen voor de partners-collectiebeheerders van Erfgoedinzicht en wordt al concreet ingezet bij gemeenschappelijke depotprojecten in beide provincies. De verhuismodule met gemeenschappelijk standplaatsen- en verpakkingenbestand faciliteert de collectiemobiliteit tussen de partnerorganisaties.

De grote meerwaarde van Erfgoedinzicht en de (inter)provinciale coördinatie is net dat die in netwerkverband georganiseerd is. Samenwerking tussen collectiebeheerders ontstaat of wordt versterkt. Deze beheerders wisselen expertise uit en bouwen, onder andere aangestuurd door de provincies, mee aan een steeds professionelere aanpak volgens internationaal erkende standaarden. De basis voor dit streven naar kwaliteit werd 13 jaar geleden gelegd met MovE (Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie). Reeds in 2003 was MovE actief om de collectieregistratie van de musea te stimuleren, ondersteunen en professionaliseren. MovE begeleidde de Oost-Vlaamse musea bij digitale collectieregistratie en ontsluiting en werkte hiervoor samen met diverse partners in Vlaanderen en Nederland. De collecties van de erfgoedinstellingen werden ontsloten via de website van MovE. In de loop der jaren sloten niet enkel musea maar ook andere erfgoedinstellingen aan.

Het verhaal van Erfgoedinzicht echter begon bij de regierol die de provincies van Vlaanderen kregen inzake het regionaal depotbeleid door het cultureel erfgoeddecreet van 23 mei 2008. In West-Vlaanderen was er toen nog geen sprake van een dergelijk netwerk zoals MovE. Naar aanleiding van dit decreet liet West-Vlaanderen een depotonderzoek uitvoeren, hieruit bleek dat vooral de kleinere collectiebeherende instellingen nood hebben aan ondersteuning op het vlak van inventarisatie en registratie. Dat gold zeker ook voor de kerkbesturen. Vooral het belang van de jaarlijkse update van de inventaris werd nog niet voldoende onderkend. Op 17 juni 2010 sloten de Provincies Oost- en West-Vlaanderen een samenwerkingsovereenkomst af om de registratie en de ontsluiting van roerend erfgoed gemeenschappelijk aan te pakken.

De collecties van de museumpartners van MovE werden in 2012 in Erfgoedinzicht geïntegreerd en maken vanaf dan deel uit van dit groter geheel. De twee projecten streefden immers dezelfde doelstellingen na (de collectieregistratie professionaliseren, de collecties van collectiebeherende instellingen kwaliteitsvol registreren en ontsluiten via het internet, de samenwerking tussen de musea bevorderen). Op die manier haalde de Provincie West-Vlaanderen de expertise die al 10 jaar opgebouwd was binnen het MovE project, o.a. op het vlak van organisatiestructuur, expertise uitwisseling, opleidingen en ontwikkeling van standaarden (Am-MovE thesaurus en het MovE Invulboek) binnen. Het project Religieus Erfgoed online, met de Oost-Vlaamse kerkinventarissen, kantelde in 2013 in Erfgoedinzicht in.

Schaalvoordeel
De samenwerking tussen de provincies is intensief, zowel op inhoudelijk als technisch vlak. De technische infrastructuur van de erfgoeddatabank en -website is gemeenschappelijk en levert onmiskenbaar een schaalvoordeel op (afbeelding schema Erfgoedinzicht). Kosten voor technische ontwikkelingen, hosting en onderhoud worden gedeeld en kunnen zo ook worden gedrukt. Het netwerkverband zorgt bovendien voor een ontwikkel-partnerschap met de leveranciers (Picturae en Axiell). Op inhoudelijk vlak werken we samen aan het Invulboek Erfgoedinzicht dat het bekende MovE-invulboek in 2017 zal vervangen), een registratiehandleiding in wiki-formaat voor erfgoedregistratoren in het Nederlandse taalgebied. Voor dit ambitieuze project werkt Erfgoedinzicht samen met Packed vzw, het Vlaams Expertisecentrum Digitaal Erfgoed.

Aansluiten bij Erfgoedinzicht is heel voordelig, zodat de drempel laag genoeg ligt om ook organisaties te laten aansluiten die zelf onvoldoende middelen hebben om een collectiebeheersysteem aan te kopen of die onvoldoende mensen in huis hebben om zo’n systeem te onderhouden. Er wordt gewerkt met overeenkomsten waarin het engagement van provincies en partners duidelijk zijn opgelijst.

De expertise uitwisseling met zowel grote als kleine partners, de uniforme digitalisering en het gemeenschappelijke erfgoedplatform zijn een grote meerwaarde voor het ganse netwerk.

Naast de zorg voor de fysieke collectie – het erfgoed zelf – is ook de zorg voor digitale collecties geen evidentie. Het digitaliseren van historisch kwetsbare originelen (foto’s, archiefdocumenten, …) en het fotograferen van erfgoedobjecten kost heel wat tijd, geld en energie. Om te verzekeren dat deze investering niet verloren gaat, is het noodzakelijk om een doordacht en veilig opslagplan uit te stippelen. Erfgoedinzicht biedt collectiebeheerders niet alleen een registratiesysteem en een website aan, maar ook een veilig, gebruiksvriendelijk opslag- en beheersysteem voor collectiegegevens. Ook hier hebben vele partners niet de middelen voor. Daarnaast ondersteunt het Erfgoedinzicht-team de collectiebeheerders van het netwerk op inhoudelijk en technisch vlak door middel van advies, vorming en een helpdesk. Zo organiseren we vier keer per jaar een Adlib cursus voor Erfgoedinzicht registrators. Naargelang de nood worden op regelmatige basis diverse workshops op maat georganiseerd.

Belang van een goede communicatie

De sleutel tot een goede samenwerking is een goede communicatie. Erfgoedinzicht is een complex en omvangrijk netwerk met een grote diversiteit aan partners en betrokken collecties. Dit is een van onze sterktes, maar het maakt samenwerken er niet altijd makkelijker op. Daarom zetten we in op een heldere interne communicatie. Het intern informatie- en communicatieplatform D:g:t:le helpt ons hierbij. Op dit platform bundelen we alle informatie rond Erfgoedinzicht (verslagen van de vergadering van de klankbordgroep, een agenda met wanneer de volgende vergaderingen of werkgroepen doorgaan, handleidingen, etc.). Het is onze ambitie om ook alle communicatie via dit platform te laten verlopen, zodat werkelijk alles rond het netwerk op het platform terug te vinden is.

Vier keer per jaar komt de stuurgroep samen die de recente ontwikkelingen voor Erfgoedinzicht mee opvolgt, alle partners van Erfgoedinzicht zijn hierin vertegenwoordigd. Op die manier wordt iedereen op de hoogte gehouden van de koers die Erfgoedinzicht vaart. Waar de nood zich voordoet, richten we werkgroepen op. Zo riepen we in het najaar van 2016 de werkgroep ‘Adlib registratie’ in het leven, om tegemoet te komen aan de vragen en noden die leven bij onze partners omtrent Adlib. Eenmaal per jaar organiseren we voor onze partners een ontmoetingsdag rond een bepaald thema, die afwisselend plaats vindt in Oost- en West-Vlaanderen.

We vergelijken Erfgoedinzicht graag met een winkel: de provincies Oost- en West-Vlaanderen staan als uitbaters in voor o.a. de infrastructuur, onze partners zijn de leveranciers, die ervoor zorgen dat het aanbod in de winkel gevarieerd is en dat er dagelijks (dan wel wekelijks) nieuwe producten te vinden zijn. Wat onze klanten op hun beurt dan weer fijn vinden.

Livia Snauwaert – Depotconsulent registratie Provincie West-Vlaanderen

Elien Doesselaere – Museumconsulent Provincie West-Vlaanderen

Adeline Beurms – Consulent Erfgoedinzicht Provincie Oost-Vlaanderen, piva eGov