Het museumarchief: ondergeschoven kindje?

Musea besteden veel zorg aan hun collectie, maar vergeten hierbij vaak de collectie archiefmateriaal die zijzelf door de jaren heen creëren. Zelfs onder vakgenoten is het belang, de omvang en rijkdom van deze museumarchieven veelal onbekend. Weinig Nederlandse musea hebben, in tegenstelling tot veel buitenlandse musea, een formeel archiveringsbeleid en -programma. Roosmarijn Ubink, directeur van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, onderzocht het belang van een degelijk archiveringsbeleid en ging hierover in gesprek met diverse musea. 

Bij vraagstukken op het gebied van verantwoording of bewijsvoering, zoals herkomst en restitutie van objecten, wordt vaak teruggevallen op het museumarchief. Foto’s, krantenknipsels, catalogi, verwervingsdossiers, briefwisselingen, aankoopbewijzen, jaarverslagen: samen kunnen ze helpen om te reconstrueren hoe een object in het museum gekomen is. Toch blijkt het terugvinden van de benodigde informatie niet in ieder museum makkelijk of zelfs mogelijk. Informatie is vernietigd, onvolledig of bevindt zich verspreid over (sub)archieven en collectiebeheersystemen die vaak niet (goed) toegankelijk zijn. Hoe kan dat?

Hiaten in het archief

In 2015 verscheen een onderzoeksrapport over de reconstructie van de verzelfstandiging van de musea eind 20ste eeuw. Onderzoeker Manus Brinkman geeft daarin aan dat ‘in de musea nauwelijks relevante documenten uit die tijd te vinden waren. De meeste hoofdrolspelers hebben hun persoonlijke archieven verwijderd.’ Daardoor was hij voor zijn onderzoek voornamelijk afhankelijk van herinneringen van betrokkenen, al dan niet uit hun dagboeken of agenda-aantekeningen, die zich niet in de museumarchieven bevonden.

Sinds de verzelfstandiging hoeven voormalige rijks- en gemeentemusea zich niet meer te houden aan de archiefwet, afgezien van wettelijke bewaartermijnen. Het bijhouden van een archief is dus niet verplicht. Toch zijn er belangrijke redenen om goede museumarchieven te vormen en blijvend te beheren. Archieven documenteren niet alleen de geschiedenis en identiteit van het museum, maar vormen ook een belangrijke informatiebron voor historisch onderzoek naar de Nederlandse samenleving. Zo geven beleidsnotities, correspondentie, foto’s, jaarprogramma’s, inventarislijsten, aankoopbewijzen en bouwtekeningen in meer of mindere mate informatie over de geschiedenis en de ontwikkeling van het museum, de collecties en zijn activiteiten.

Het belang van archiveren

Hoewel musea het belang van archiveren vaak erkennen, blijkt de vertaalslag naar de praktijk lastig te maken. Het Van Abbemuseum en het Rijksmuseum zijn een uitzondering. Zij maken hun museumarchief tevens actief toegankelijk voor het publiek. Andere musea gaan selectiever om met het vormen en publiek maken van archiefmateriaal. Zij beperken zich veelal tot een online-‘tentoonstellingsarchief’ met veel beeld en een beknopte tekstuele toelichting van het eindresultaat, waarbij documentatie over het ontwikkelingsproces ontbreekt. Gesprekken met onder meer het Centraal Museum, Mauritshuis, Museum De Lakenhal, Nationaal Museum van Wereldculturen, Naturalis en Rijkmuseum Boerhaave wijzen uit dat weinig musea een formeel archiveringsbeleid en -programma hebben. De archivaris is in de meeste musea een uitstervend beroep. Museummedewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het archiveren van informatie en niet iedereen ziet daar het belang van in. Zonder beleid of instructies is het risico, zeker bij digitale informatie, groot dat in de waan van de dag archiveren geen prioriteit heeft en waardevolle informatie verloren gaat of ontoegankelijk wordt. Door het gebrek aan archivarissen verdwijnt archivistische kennis uit de organisatie en komt het beheer veelal te liggen bij ICT-gerelateerde afdelingen.

Hiaatvullend onderzoek

Daarbij zijn in Nederland weinig handvatten voor musea die een archiveringsbeleid willen ontwikkelen. Zowel de Museumvereniging als de branche- en beroepsvereniging van de archiefsector KVAN/BRAIN heeft geen handreikingen opgesteld voor museumarchieven, er zijn geen best practices die musea delen en het beheer en behoud van museumarchieven is geen onderdeel van beleid of toetsingskaders, zoals de museumnorm. Door inzicht te krijgen in de verschillende archiveringsbelangen bij musea en het analyseren welke internationale onderzoeken en handreikingen kunnen bijdragen tot het ontwikkelen van beleid en instrumenten, tracht het onderzoek een start te maken met het opvullen van het hiaat in de Nederlandse literatuur hierover.

Auteur:Roosmarijn Ubink

Bron: Museumpeil 56, winter 2020