Bedrijfsvoering, Publiek en presentatie, Uitgelicht

Museum COMM: Nu of nooit!

Gepubliceerd: 22 november 2018 om 15:32   /   door

(Museumpeil 51: Musea in transitie) Foto: De museumvloeren in Comm; een overzicht

Een volledige transitie als laatste kans voor Museum COMM

Het was vijf voor twaalf voor het Museum voor Communicatie in Den Haag. Maar na een grootschalige transitie heropende het museum in november 2017 als COMM. Met een nieuw museaal concept én een commerciële drijfveer.  Sarah-Jane Earle, manager Museale Zaken COMM analyseert voor Museumpeil de transformatie van haar museum.

Dat we iets wilden én moesten veranderen was al jaren onderwerp van discussie binnen de organisatie. De bezoekersaantallen liepen elk jaar verder terug en de identiteit van het museum was niet duidelijk genoeg. Niet voor de bezoekers en niet voor onszelf. Daarnaast werd onze financiële situatie steeds nijpender. Als niet-gesubsidieerd museum was de spaarpot die we in 1998 bij onze verzelfstandiging hadden gekregen, bijna leeg.

In januari 2016 stond de Raad van Toezicht voor een cruciale beslissing: het museum sluiten of nog één ultieme poging doen om een zelfredzaam museum te realiseren dat weer relevant zou zijn voor huidige en toekomstige generaties. Vanwege zijn commerciële ondernemersachtergrond werd Tobias Walraven als directeur aangesteld, het begin van een succesvolle, maar turbulente periode.

Focussen

Al in zijn eerste week nam de directeur een heftig besluit: het museum moest (tijdelijk) dicht. En snel ook! Het is voor een organisatie moeilijk om de aandacht te verdelen tussen de lopende zaken en planontwikkeling. Binnen een maand werden de deuren gesloten, waardoor het voltallige personeel de aandacht kon leggen op het ontwikkelen van een businessplan. Deze opgelegde focus bleek essentieel voor de voortgang. De afgelopen tien jaar waren er namelijk verschillende pogingen ondernomen tot het ontwikkelen van nieuwe plannen, maar geen van alle was ooit van de grond gekomen.

Ook inhoudelijk was er behoefte aan focus: waar gaat het museum eigenlijk over en waar staan we voor? Communicatie is een enorm containerbegrip, dat lastig in één museum te vangen is en bovendien altijd in beweging is. Aan welke onderwerpen besteed je aandacht en welke laat je buiten beschouwing? Hoe ga je om met hiaten in de collectie die bezoekers wel in je museum verwachten te zien? Hoeveel ruimte moet je behouden voor actuele ontwikkelingen? De zakelijke aanpak van de directeur bood ook hier een verfrissende focus: hoe maak je het museum commercieel interessant?Door uit te zoeken waarvoor publiek bereid is moeite te doen en een entreeticket te betalen, hebben we een museaal concept ontwikkeld rondom de impact van communicatie: wat raakt mensen persoonlijk? We hebben de oude focus op historie en techniek verlegd naar impact en persoonlijke verhalen. Zo kunnen we de nagenoeg ‘gesloten’ historische collectie in een geheel nieuwe context plaatsen, de geschiedenis weer relevant maken voor nu en inspelen op actuele ontwikkelingen.

Cultuurclash

Hoewel de commerciële blik van de nieuwe directeur ons heeft gebracht waar we nu staan, is niet alles zonder slag of stoot gegaan. Onze organisatie was vóór de komst van Tobias een typische informele, softe museale organisatie. Nu werd alles ineens een stuk zakelijker, harder en vooral sneller. Museale zaken die voor de organisatie vanzelfsprekend waren, stonden soms ineens ter discussie. Waarom is het belangrijk om 10.000 nagenoeg identieke objecten te behouden? En waarom is het normaal dat je onbetaalde activiteiten aanbiedt? Het kan overkomen als ongenuanceerd en niet in het belang van museale of maatschappelijk gedachten, maar zulke vragen waren juist essentieel. Ze dwingen je om naar de kern van je activiteiten én je kunnen terug te gaan. De nieuwe zakelijke bedrijfscultuur was daardoor bijzonder leerzaam. Wanneer je als een ‘buitenstaander’ naar jezelf kijkt, ga je vanzelf ‘omdenken’.

Helaas is de realiteit ook dat niet iedereen zich in deze manier van werken kon vinden. Het snelle schakelen, de harde deadlines en de hoge werkdruk hebben ertoe geleid dat er tijdens de transitie veel personele wisselingen zijn geweest. Dat is zoals in elk verandertraject onvermijdelijk, maar goede begeleiding van medewerkers voorkomt een hoop stress. Mensen hebben aandacht nodig en moeten weten wat er van ze verwacht wordt.

Een nieuw spanningsveld

Ons nieuwe museumconcept focust scherper op de zakelijke verhuur van ruimtes dan voorheen. Hiervoor is een afdeling Sales opgezet, die deze commerciële tak van het museum organiseert. Zonder deze inkomsten kunnen we niet, maar toch brengt ook deze focus spanningen met zich mee.

Een Salesafdeling opzetten lijkt in eerste instantie niet tot de kerntaken van een museum te behoren. Maar bij ons is het letterlijk van belang om te kunnen overleven zonder subsidies. Je moet alleen wel iedereen binnen de organisatie dit belang laten inzien. In het begin was niet iedereen gelukkig met deze keuze, maar inmiddels zien alle medewerkers de noodzaak en werkt iedereen er op zijn eigen manier aan mee.

Daarnaast brengt de commerciële verhuur ook de praktische uitdagingen met zich mee. Hoe houd je gasten tegen die tijdens de borrel met hun glas wijn het museum in wandelen? Waarom mag er eigenlijk geen warm buffet worden geplaatst onder een plafondvitrine terwijl er voor de Nachtwacht gedineerd mag worden? Naar aanleiding van praktijkervaringen hebben we een intern protocol ‘Omgaan met Collectie’ opgesteld. Dat stellen we af en toe bij na een nieuwe, onvoorziene ervaring. Ook is er een tweewekelijks overleg ingesteld tussen Collectie en Sales, waarin alle komende partijen gedetailleerd worden doorgesproken. Zo voorkomen we samen dat we voor verrassingen komen te staan.

Omdenken

Na 1,5 jaar verbouwen gingen we in november 2017 weer open. Eigenlijk was dat pas het echte begin. Een nieuw concept en een herinrichting realiseren is relatief veel makkelijker dan na een sluiting je bezoekersaantallen weer op gang krijgen. Marketing is druk met onze naamsbekendheid, want uit het oog is echt uit het hart. Ook is het een enorme klus om het museum steeds actueel te houden. Hiervoor gaan we actief samenwerkingen aan met externe partijen, veelal uit het bedrijfsleven. Om van het nieuwe museum een succes te maken moeten wij als organisatie zelf ook altijd in beweging zijn. Continu de spiegel voorhouden en jezelf de vraag stellen: ‘waarom is ons museum een entreeticket waard?’.

Het is jammer dat de culturele sector ‘commercie’ nog vaak als een noodzakelijk kwaad ervaart, in mijn ogen een achterhaald beeld. Het gaat niet om platweg geld verdienen of zoveel mogelijk bezoekers trekken. Onze commerciële focus heeft mij met een hele andere blik naar onze eigen collectie en kernwaarden leren kijken. Om juist op zoek te gaan naar de onbenutte potentie van je museum en je collectie. Het is een kwestie van ‘omdenken’, waardoor je op hele interessante nieuwe inzichten komt.

Sarah-Jane Earle, manager Museale Zaken COMM

Foto: Perspekt Studio/ Museum Comm

Foto: SJ Earle/Museumpeil

Meer lezen over dit onderwerp?